В наше время существует множество программных приложений позволяющих обеспечивать качественное хранение и обработку информации. Так для хранения большого объема информации, касающейся определенной области очень удобно пользоваться системами управления базами данных (СУБД). База данных (БД) ̶ совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязь в конкретной предметной области. СУБД позволяет:
– надежно хранить информацию;
– изменять (добавлять, удалять, обновлять) информацию;
– уменьшить время доступа к необходимой информации;
– реализовать различные уровни доступа к информации, рассчитанные на различных пользователей.
Таким образом, СУБД очень хорошо подходят для хранения и систематизации любой информации.В последнее время базы данных находят всё более широкое применение в нашей жизни. Практически во всех отраслях экономики и промышленности используются базы данных, позволяющие хранить и обрабатывать информацию.
В современном мире очень быстро растет количество информации. Это относится и к организации учебного процесса. Документации становиться все больше с каждым годом, регулярно требуются отчеты по новым формам, а количество работников постепенно сокращается.
В состав Камышинского технологического института входят 3 факультета высшего профессионального образования, на которых по очной, очно-заочной (вечерней) и заочной формам обучения ведется подготовка бакалавров по шести направлениям бакалавриата в соответствии с государственными образовательными стандартами второго поколения (ГОС-2) и федеральными государственными образовательными стандартами (ФГОС). Отличительной особенностью Камышинского технологического института является наличие среднетехнического факультета. На сегодняшний день среднетехнический факультет реализует 5 специальностей по ФГОС: 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 151901 «Технология машиностроения», 140409 «Электроснабжение (по отраслям)», 230401 «Информационные системы (по отраслям)», 261103 «Технология текстильных изделий (по видам)» и 7 специальностей по ГОС-2: 080110.51 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 151001.51 «Технология машиностроения», 140212.51 «Электроснабжение (по отраслям)», 230103.51 «Автоматизированные системы обработки информации и управления», 260704.51 «Технология текстильных изделий)», 080501.51 «Менеджмент (по отраслям)», 030503.51 «Правоведение».
Для реализации функций управления факультетом требуется актуальная информация о «движении» студентов и о готовности учебно-методических комплексов дисциплин по каждой из имеющихся специальностей и результатах работы кафедр института в данном направлении. Без использования современных информационных технологий не представляется возможным решение данной задачи.
Профессорско-преподавательский состав института регулярно выпускает в редакционном издательском отделе (РИО) учебную и учебно-методическую литературу для студентов и преподавателей. Часто для формирования отчетности по среднетехническому факультету требуется гораздо более подробная информация об изданиях, нежели та, которую РИО. Например, в данный момент не возможно узнать в РИО для студентов, какой специальности, какой дисциплины рекомендовано издание.
Поэтому возникла необходимость создания базы данных, в которой будет храниться следующая информация об изданиях: наименование, тип издания, автор, кафедра, для студентов какой специальности рекомендовано, для какой дисциплины, к какому блоку (циклу) относится дисциплина, объем издания, тираж, наличие и вид грифа и т.д. Наличие такой базы позволит получить информацию об обеспеченности литературой дисциплин, специальностей и эффективности работы кафедр без больших временных затрат.
На основании вышесказанного было решено создать в деканате среднетехнического факультета базу данных, содержащую сведения о студентах, учебных планах, учебной и учебно-методической литературе для специальностей СПО в КТИ (филиал) ВолгГТУ.
База данных должна иметь удобный, лёгкий и доступный для восприятия пользовательский интерфейс. Должны быть продуманы специальные запросы по систематизации и обработке хранимой информации. Пользователю должна быть предоставлена возможность самому задавать параметры имеющихся запросов. База данных должна быть предназначена для круга пользователей, не обязательно знакомых с СУБД.
В целом, база данных должна:
– содержать необходимую информацию об изданиях, учебно-методических комплексах дисциплин учебного плана, студентах, учебных планах;
– обеспечивать возможность выполнять запрос, поиск, изменение и систематизацию данных БД;
– иметь удобный пользовательский интерфейс для работы с ней любого пользователя;
– иметь необходимые запросы и формы для обработки хранимой информации;
– предусматривать сохранность хранимой в БД информации.
В рассматриваемых информационных потоках к оперативным (изменяющимся) данным относятся:
– сведения об изданиях, учебно-методических комплексах дисциплин учебного плана, «движении» студентов.
Имеются также нормативно-справочные (условно-постоянные) данные, это:
– сведения о учебном плане;
– сведения о дисциплинах;
– сведения о кафедрах;
– сведения о специальностях;
– сведения об академических группах студентов.
Определение основных требований к информационной системе
Информационная система должна обеспечивать возможность:
– ввода данных о новом учебном плане;
– добавления новых дисциплин в перечень;
– внесение информации о наличии или отсутствии элементов учебно-методического комплекса дисциплин;
– выборки данных о готовности рабочих программ, календарно-тематических планов или всех элементов учебно-методического комплекса дисциплин по определенной специальности или кафедре;
– ввода и редактирования сведений о кафедрах;
– добавления новых студентов в список;
– автоматическое обновление списков групп студентов;
– ввод и редактирование данных об учебной и учебно-методической литературе;
– получения сведений о «движении» студентов по отдельным курсам, специальностям, группам, годам.
На рис. 1 представлена структура информационной системы.
Для разработки программного продукта выбрана среда СУБД Access. Access – это, прежде всего, система управления базами данных. Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы для ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод, независимо от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, МЕМО, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
Рис. 1. Структура информационной системы
Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД, в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server.
При всем этом Access – не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. Система Access – это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.
На рис. 2 представлена структурная схема базы данных.
Рис. 2. Структурная схема базы данных
Разработанная база данных содержит: 14 таблиц, 25 запросов, 15 форм, 14 отчетов. Она обеспечивает качественный, комфортный и быстрый учет, поиск и введение уже существующей и новой поступающей информации и сведений о студентах в КТИ, изданиях, УМКД. Данный программный продукт используется сотрудниками деканата среднетехнического факультета и может быть модернизирован в дальнейшем для автоматизации других направлений деятельности декана.