Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки. Функция анализа и выбора поставщика на сегодняшний день является самой субъективной, т.к. большую роль играет человеческий фактор. Для повышения степени доверия к данной процедуре внутри предприятия и оптимального соотношения цены и качества МТР процесс выбора поставщика должен отвечать следующим требованиям:
1) Процедуры выбора поставщика для различной номенклатуры должны быть четко определены, при этом процедуры выбора поставщика должны быть прозрачны и обеспечивать оптимальное соотношение затрат на организацию процедур выбора поставщика и потенциальной экономии бюджета закупок;
2) Организация работы по подготовке процедур выбора поставщика должна обеспечивать возможность получения всесторонней оценке полученных предложений:
- четкая и профессиональная техническая спецификация продукции, формулировка условий договора;
- полнота перечня потенциальных поставщиков для проведения тендера или составления конкурентной карты.
3) Объективность выбора поставщика для заключения договора:
- прозрачность применяемых оценок для альтернативных предложений при выборе поставщика;
- независимость и объективность условий для всех участников процедур выбора поставщика.
Для оптимизации процесса необходимо классифицировать номенклатуру с целью определения процедур выбора поставщика по следующим критериям:
1) стоимость, определяется на основе данных ABC анализа:
- категория А, материально-технические ресурсы (далее МТР), составляющие до 70% в общем объеме закупок;
- категория В: МТР, составляющие до 20% в общем объеме закупок;
- категория С: МТР, составляющие до 10% в общем объеме закупок.
2) характеристика рынка:
- рынок поставщика :
-Много поставщиков, мало покупателей
-Высокие риски и затраты при смене поставщика
- рынок взаимозависимых участников:
-Мало поставщиков, мало покупателей
-Высокие риски и затраты при смене поставщика
- конкурентный рынок:
-Много поставщиков, много покупателей.
-Низкие затраты смены поставщика
- рынок покупателя:
-Много поставщиков, мало покупателей
-Низкие затраты смены поставщика
3) Специфичность номенклатуры:
- МТР специфичные для предприятия;
- МТР специфичные для металлургических предприятий;
-МТР, закупаемые промышленными предприятиями разных отраслей;
Далее определяется простота описания предмета закупки:
- наличие критерия: предмет закупки имеет стандартные характеристики, определяемые ГОСТом;
- отсутствие критерия: для определения предмета закупки требуется дополнительная документация (чертежи, опросные листы и т.д.).
В ситуации «Рынок поставщика» выбор поставщика осуществляется на безальтернативной основе.
В ситуации «Рынок взаимозависимых участников» ведутся переговоры с каждым поставщиком, принимая во внимание необходимость установления долгосрочных партнерских отношений. Работа по выбору поставщика направлена на распределение объемов между существующими поставщиками и определению договорных условий на взаимовыгодной основе. По итогам работы составляется конкурентная карта.
В ситуации «Конкурентный рынок» выбор поставщика осуществляется на основе:
- закрытых тендеров - по МТР категории А и МТР категории В при наличии критерия «Критичность квалифицированной технической экспертизы»;
- анализа конкурентных карт - по МТР категории В и С;
- электронные торги на закрытой площадке - по МТР категории В и С при одновременном наличии критериев «Простота описания предмета закупки» и «МТР специфичные для металлургических предприятий»;
- электронные торги на открытой площадке - по МТР категории С при наличии критерия «Простота описания предмета закупки» и «МТР, закупаемые промышленными предприятиями разных отраслей».
Процедуры выбора поставщика закрепляются за номенклатурными позициями в регламентирующих документах на основе описанных выше критериев.
Закрепление процедур выбора поставщика по номенклатуре пересматривается раз в год. Если номенклатурные позиции, поставляемые одними поставщиками, попадают под разные процедуры выбора поставщика, то определение процедуры выбора поставщика осуществляется следующим образом:
- при выборе между процедурами «Закрытый тендер» и «Анализ конкурентной карты» выбирается «Закрытый тендер»;
- при выборе между процедурами «Анализ конкурентной карты» и «Электронные торги на открытой/закрытой площадке» выбирается процедура «Анализ конкурентной карты».
В нестандартных ситуациях (при поступлении внеплановых заявок на обеспечение МТР в связи с изменением производственной программы, аварийными ситуациями или при наличии жестких временных ограничений при закупке МТР для объектов капитального строительства) выбирается процедура, позволяющая обеспечить своевременный выбор поставщика.
В целях обеспечения единой политики осуществления закупочной деятельности на предприятии и мониторинга эффективности действующих закупочных процедур рекомендуется создание Комиссии по выбору поставщика.
Комиссия представляет собой межколлегиальный орган, в состав которого могут входить представители производства (заказчиков), технических служб, служб снабжения и контролирующих органов.
Комиссия по выбору поставщика выполняет следующие функции:
- принятие решений о переводе поставщика из одной категории в другую;
- принятие решений по изменению процедур выбора поставщика для различной номенклатуры;
- утверждения изменений в перечне поставщиков, не подлежащих конкурсному отбору;
- рассмотрение результатов осуществления процедур выбора поставщика;
- рассмотрение предложений по повышению эффективности закупочной Деятельности.