Совещание подразумевает под собой дискуссию по обмену идеями, мнениями, между руководством и персоналом [1]. Приоритетной целью совещания является увеличение результативности рабочего процесса у всей компании в целом [2], и у отдельного сотрудника в частности.
Этапы совещания включат в себя все основные нюансы проведения совещания [3], такие как: правильность выбора темы, формирование регламента, освещение проблемного поля [4], верное информирование коллег и т.д. Рассмотрим более подробно особенности этапов подготовки, проведения и подведения итогов совещания.
Шаг 1. Подготовка совещания. Перед совещанием выбирается конкретная тема (непонимание темы создает чувство неудовлетворенности, и совещание пройдет малоэффективно), а также итог, который требуется подвести [5]. Руководитель должен иметь четко выработанную позицию [6] и аргументы для убеждения персонала в правильности принятого решения.
Участники совещания должны быть ознакомлены заранее с вопросами [7], выносимыми на обсуждение, а также цель планерки. Те, кто не сможет присутствовать, должны получить информацию о ходе обсуждения и протокол с результатами. Это позволит повысить эффективность работы. Место и время проведения совещания [8] должны быть тщательно продуманы, чтобы ничто не отвлекало и не смущало персонал, необходимо создать деловую атмосферу [9].
Шаг 2. Начало совещания. Начинается в указанное время. Руководитель должен сказать вступительную речь, раскрывающая тему и цель совещания. Необходимо убедить сотрудников в важности поставленных вопросов, установить связь конечного результата с интересами работников [10]. Необходимо вести протокол. Лучше чтобы все проблемное поле находилось перед глазами у подчиненных.
Шаг 3. Организация дискуссии. Необходимо создать непринужденную атмосферу. Важно сохранять спокойствие во время обсуждения. При проведении совещаний не рекомендуется использовать категоричные фразы вроде «вы совершенно неправы», так как это негативно сказывается на мотивации подчиненного [11] к принятию участия в дальнейшем обсуждении. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы обсуждение всегда велось в нужном направлении [12]. При проведении совещания руководитель не должен навязывать личное мнение участникам [13], в связи с тем, что позиции некоторых сотрудников могут остаться не озвученными, т.к. подчиненные боятся спорить с начальством [14].
Шаг 4. Завершение совещания. Совещание считается завершенным в тот момент, когда ведущий объявляет о прекращении дискуссии. Участники дискуссии должны осознавать свой вклад в решении той или иной проблемы [15]. Результаты совещания необходимо занести в протокол [16], т.к. с его помощью руководитель и сотрудники могут, во-первых, разобраться в вопросах, которые требуют дальнейшего обсуждения и дополнительной проверки; во-вторых, уточнить целесообразность привлечения к обсуждению коллег из других подразделений компании [17]; в-третьих, составить представление об основных предложениях, которые были высказаны участниками [17].
Успех совещания во многом определяется искусством делового общения, умением руководителя эффективно взаимодействовать с сотрудниками, неукоснительным использованием всех этапов подготовки.