В связи с усилением конкуренции между образовательными организациями и требованиями рынка труда, руководством Красноярского государственного медицинского университета им. проф. В.Ф. Войно-Ясенецкого Минздрава России (КрасГМУ) в 2005 году было принято решение о создании системы менеджмента качества (СМК), был сформирован отдел управления качеством подготовки специалистов (ОУКПС).
Внедрив систему менеджмента качества, руководство организации получает обратную связь о функционировании системы, «слабых местах» в ее работе, оценивает ее результативность и, как следствие, принимает меры для повышения качества образовательного процесса. Одним из инструментов для оценки существующей СМК является внутренний аудит.
Эффективность процедуры аудита зависит от компетентности аудиторов и руководителей команды по аудиту, которые участвуют в его планировании и проведении. Компетентность следует оценивать посредством рассмотрения поведения лица и его способности применить знания и навыки, приобретенные в ходе обучения, накопления производственного опыта, подготовки в качестве аудитора и осуществления деятельности в качестве аудитора.
Обучение аудиторов состоит из нескольких этапов:
● участие в программах подготовки, дающих возможность получить общие знания и навыки, необходимые аудитору;
● прохождение обучения и практики, позволяющих приобрести знания и навыки, относящиеся к той системе менеджмента и тому сектору экономики, в аудите которых аудитор предполагает принимать участие;
● приобретения соответствующего технического, управленческого или профессионального опыта, включая опыт формирования своей позиции, принятия решений, решения проблем, а также коммуникации с руководителями, специалистами, коллегами по работе, потребителями и другими заинтересованными сторонами;
● опыта проведения аудитов под надзором опытного аудитора, имеющего признание в той же области, что и тренируемый аудитор [1].
● ознакомление с внутренней документацией СМК (политика и цели в области качества, руководство по качеству, стандарты организации (СТО), документированные процедуры (ДП), методические инструкции (МИ), рабочие инструкции (РИ) и прочие предписывающие документы СМК.
● ГОСТ ISO 9001:2011 требует, чтобы внутренний аудит проводился компетентным персоналом, а подготовка внутренних аудиторов включала в себя необходимое образование, навыки и опыт. Эти требования следуют из разделов 6.2.1 и 8.2.2 стандарта [1]. Для выполнения вышеуказанных требований организация может выбрать два пути. Первый путь – это привлечение внешних специалистов, которые периодически будут проводить внутренний аудит СМК. Второй путь – подготовить своих собственных сотрудников на роль внутренних аудиторов.
С точки зрения эффективности работы и экономической целесообразности, подготовка внутренних аудиторов из числа собственных специалистов является более предпочтительным вариантом. При этом если организация не очень большая (менее 500 человек), нет необходимости создавать отдельную штатную единицу – внутренний аудитор. Как правило, внутренние аудиты проводятся в организации один или два раза в год, поэтому роль внутреннего аудитора может совмещать любой сотрудник организации. Внутренний аудитор должен обладать квалификацией, позволяющей ему хорошо разбираться в вопросах проведения аудитов, документооборота организации, СМК [2, 3].
Поэтому, подготовка внутренних аудиторов включает в себя минимум три составляющие:
● базовое образование по специальности и опыт работы. Базовое образование является основой квалификации аудитора. В ходе проверки аудитор оценивает работу многих сотрудников, порядок выполнения производственных, управляющих и обеспечивающих процессов. Для правильной и объективной оценки внутренний аудитор должен понимать производственную ситуацию, знать размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации. При этом важно, чтобы внутренний аудитор обладал системным взглядом на работу организации, а также ее процессов. Исходя из этого, выбирать сотрудников на роль внутренних аудиторов необходимо с учетом опыта работы в организации. Чем больше опыт работы, тем лучше;
● обучение требованиям ISO 9001:2011 и системе менеджмента качества. Внутренний аудитор должен пройти обучение требованиям стандарта ISO 9001:2011 и их практической реализации на предприятии. Чтобы проводить аудиты СМК обучение внутренних аудиторов необходимо сконцентрировать на том, что и как проверять в ходе аудитов. Такое обучение может проводиться как дополнение к основному курсу по системе качества.
● обучение внутренних аудиторов технике и методам аудита. Эта составляющая является завершающей в подготовке внутренних аудиторов. Желательно, чтобы кроме теоретической подготовки, внутренний аудитор мог на практике освоить основные приемы, методы и техники проведения всех стадий аудита
В современном обществе специалисту требуется учиться всю профессиональную жизнь, что приводит к необходимости поиска новых методов передачи знаний и технологий обучения.
В КрасГМУ есть опыт подготовки внутренних аудиторов дистанционно, что очень удобно и экономически оправдано. Именно это делает подобный метод столь популярным и востребованным. Реализует данное направление работы в вузе институт последипломного образования (ИПО), который интегрированно подходит к реализации этой технологии, сотрудничая со структурными подразделениями и кафедрами университета.
Под дистанционными образовательными технологиями понимаются образовательные технологии, реализуемые в основном с применением информационно-телекоммуникационных сетей при опосредованном (на расстоянии) взаимодействии обучающихся и педагогических работников [4]. Использование Интернет технологии дистанционного обучения открывает новые возможности для непрерывного обучения и переподготовки специалистов, получения второго высшего образования.
Сотрудниками ОУКПС был разработан дистанционный курс для обучения внутренних аудиторов при помощи данной технологии. Курс предполагал разработку рабочей программы, методические разработки занятий для слушателей, электронные презентации и итоговый тест. Программа обучения внутренних аудиторов «Основы внутреннего аудита образовательной организации» имеет внешнюю рецензию «Центра научных исследований и экспертизы», утверждена на Центральном координационном методическом совете КрасГМУ. Курс внутреннего аудита включает в себя 6 модулей («Внутренний аудит системы менеджмента качества», «Планирование внутреннего аудита», «Методика проведения внутреннего аудита», «Свидетельства и наблюдения внутреннего аудита», «Методы и техника работы аудиторов», «Зачетное занятие») [5]. В каждом модуле имеется методическая разработка, лекция в формате мультимедиа по теме занятия, тестовые задания и ситуационные задачи). Программа рассчитана на 36 часов. Куратор программы на сайте дистанционного обучения (ДО) КрасГМУ проверяет выполненные задания. При появлении вопросов возможна переписка с куратором цикла по электронной почте или по сайту, а так же по телефону. В конце цикла курсанты сдают экзамен в форме итогового тестирования на сайте ДО КрасГМУ. Каждому слушателю цикла отводится 50 минут времени на тестовый экзамен. После того как слушатель цикла ответил на тесты, программа подсчитывает средний балл и выставляет оценку автоматически. Оценивание происходит по 5-ти балльной шкале. Куратор курса имеет полный доступ к рейтингу каждого обучающегося, вплоть до времени пребывания на сайте и работы с каждым модулем. Затем слушатели курсов получают свидетельство установленного образца.
Вновь обученные внутренние аудиторы принимают участие в аудитах в качестве стажеров, работают в команде с группой аудиторов, имея доступ к документам СМК подразделения, но не к заполнению отчетной документации по внутренним аудитам.
Исходя из вышеперечисленного можно сделать выводы, что использование ДО при подготовке внутренних аудиторов позволяет:
● снизить затраты на проведение обучения (не требуется затрат на аренду помещений, командировочные расходы);
● проводить обучение одновременно большого количества человек;
● повысить качество обучения за счет применения современных средств, ресурсов, электронных библиотек и т.д.
● создать единую образовательную среду (особенно актуально для корпоративного обучения).
В КрасГМУ по данной программе прошли обучение 65 сотрудников университета и получили удостоверение установленного образца. В их числе деканы, заместители деканов, председатели методических комиссии, завучи кафедр, уполномоченные по качеству структурных подразделений, руководители структурных подразделений.
Данный опыт организации учебного процесса с использованием дистанционных образовательных технологий можно использовать для корпоративного обучения сотрудников КрасГМУ и по другим направлениям деятельности вуза [6].